INNOVATION BEGINNT BEIM EINLASS
Die Welcome-Lösung von Heyden-Securit unterstützt das Besuchermanagement im Epson Experience Center (EEC) und sorgt für einen durchgängig digitalen und effizienten Check-in- und Check-out-Prozess bei Demos, Veranstaltungen und weiteren Besucherformaten.
Besucher melden sich unkompliziert über ein Terminal vor Ort an und erhalten innerhalb weniger Sekunden ihren Besucherausweis. So werden Abläufe vereinfacht, Wartezeiten reduziert und das Organisationsteam spürbar entlastet. Bereits bei der Eröffnung des Epson Experience Centers konnten auf diese Weise über 200 Besucher effizient und zuverlässig betreut werden.
Auch über die Eröffnung hinaus wird die Lösung für das Besuchermanagement im EEC genutzt und unterstützt die professionelle Abwicklung von Veranstaltungen, Vorführungen und Besucherterminen. Der Besucherausweis wird direkt nach der Anmeldung über einen Epson ColorWorks C4000e Vollfarb-Etikettendrucker erstellt und vor Ort ausgegeben. Auch individuelle Elemente wie z.B. Farbcodierungen oder QR-Codes für interaktive Abstimmungen während der Vorträge können in einem Schritt mit eingedruckt werden. Die ColorWorks wurden zur bedarfsgerechten Produktion von schnelltrocknenden, wisch- und wasserbeständigen Farbetiketten entwickelt und bedrucken Blankoetiketten im Handumdrehen mit individuellen Informationen wie Name und Firma. Epson nutzt für den Druck seiner Besucherausweise ein speziell für diesen Zweck mit Knickperforation und Eurolochung gestanztes Etikettenmaterial. Dieses wird bedruckt, vom Träger abgelöst, gefaltet, in ein Schlüsselband eingehängt und dann den Besucher:innen ausgehändigt – einfach, schnell und zuverlässig. So erhalten die Gäste ihr personalisiertes Namensschild ohne Verzögerung und können die Veranstaltung direkt besuchen.
Beim Verlassen des Epson Experience Centers können sich Besucher selbstständig über das Terminal auschecken. Die Aufenthaltsdauer wird automatisch in der Software erfasst und dokumentiert, sodass eine vollständige Auswertung der Besuchszeiten möglich ist.
Mit dieser Lösung wird ein durchgängig digital unterstützter Besucherprozess umgesetzt, der eine effiziente Abwicklung, hohe Flexibilität bei Veranstaltungen und eine transparente Dokumentation aller Besucherprozesse ermöglicht.
Die Lösung: Digitales Besuchermanagement und moderner Self-Check-In
Herzstück der Lösung ist die Besuchermanagement-Software Welcome von Heyden-Securit. Die Software digitalisiert den gesamten Besucherprozess und bildet die zentrale Plattform für Registrierung, Check-in und Auswertung von Veranstaltungen.
Über Welcome können Besucher vorab eingeladen und digital registriert werden. Die Einladung wird dabei als E-Mail oder Wallet-Datei bereitgestellt und enthält einen individuellen QR-Code zur Identifikation. Am Check-in-Terminal wird dieser Code erfasst und die hinterlegten Besucherdaten werden in Echtzeit im System abgerufen und verarbeitet.
Die Software ermöglicht zudem die direkte Weiterverarbeitung der erfassten Daten, beispielsweise für die automatisierte Ausgabe von Besucherausweisen oder die Anbindung an externe Druck- und Akkreditierungssysteme. Alle relevanten Informationen werden zentral verwaltet und stehen jederzeit strukturiert zur Verfügung.
Auch die Erfassung der Anwesenheitsdauer ist integriert. Besucher können sich beim Verlassen der Veranstaltung erneut über das Terminal identifizieren, wodurch Ein- und Auscheckzeiten automatisch dokumentiert und in der Software archiviert werden.
Durch die zentrale Datenverwaltung, die digitale Identifikation und die automatisierten Prozesse schafft Welcome eine durchgängige Lösung für modernes Besuchermanagement – flexibel einsetzbar und auf unterschiedliche Veranstaltungsformate skalierbar.
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