EFFIZIENZ TRIFFT SICHERHEIT
„Der Empfangskiosk hat unsere Prozesse spürbar optimiert und sorgt für einen modernen, professionellen ersten Eindruck bei Besuchern.“
… so beschreibt Octavian Cocos die spürbaren Veränderungen im Empfangsbereich der HEMA Maschinen- und Apparateschutz GmbH. Seit 1977 entwickelt das Unternehmen innovative Lösungen rund um Produktionsmaschinen und steht für Qualität, Präzision und Zuverlässigkeit. Mit einem breit gefächerten Produktportfolio – von Schutzsystemen wie Rückwandsystemen, Rollosystemen, Gliederschürzen und Teleskopstahlabdeckungen über Klemm- und Bremssysteme bis hin zu modernen Sichtsystemen – bietet HEMA maßgeschneiderte Lösungen für unterschiedlichste industrielle Anforderungen.
Im Zuge der Modernisierung des Empfangsbereichs am Standort Seligenstadt stand das Unternehmen vor der Herausforderung, das bestehende Besuchermanagement-System zu erneuern. Die bisherigen Abläufe waren stark manuell geprägt, zeitintensiv und banden wertvolle personelle Ressourcen. Zudem fehlte es an einer flexiblen und zukunftssicheren Lösung, die sowohl den steigenden Anforderungen an Effizienz als auch an Datenschutz gerecht wird.
Mit der Heyden-Securit GmbH fand HEMA den passenden Partner für dieses Vorhaben. Durch die Einführung der WELCOME-Besuchermanagementsoftware in Kombination mit dem Outlook-Plugin sowie dem Kiosk-Terminal PRIDENTO Futura 05 wurde eine moderne, digitale Lösung implementiert. Besucher können sich nun direkt vor Ort selbst registrieren, wodurch der Empfang deutlich entlastet wird und Wartezeiten reduziert werden.
Seit der Implementierung profitieren sowohl Mitarbeitende als auch Gäste von einem deutlich effizienteren Check-in- und Check-out-Prozess. Die automatisierte Datenerfassung reduziert Fehlerquellen, spart Zeit und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Gleichzeitig hinterlässt der neue Empfangsbereich einen modernen und professionellen ersten Eindruck.
Auch die Zusammenarbeit überzeugte auf ganzer Linie: Besonders hervorgehoben wurden die schnelle und kompetente Kommunikation, die hohe Flexibilität bei individuellen Anpassungen, insbesondere bei hardwareseitigen Erweiterungen wie der Integration eines Ausweisdruckers, sowie die reibungslose Einbindung in die bestehende Infrastruktur. Selbst bei zahlreichen Rückfragen stand das Support-Team jederzeit hilfsbereit zur Seite. „Auch im Hinblick auf Datenschutz hat die Firma Heyden-Securit einen sehr positiven Eindruck hinterlassen und hat bei der Entscheidung eine Rolle gespielt.“ betont Octavian Cocos. Auch wirtschaftlich zahlt sich die Lösung aus: „Das System spart nicht nur Zeit, sondern reduziert langfristig den personellen Aufwand am Empfang.“
Die Lösung: Digitales Besuchermanagement und moderner Self-Check-In
Mit der WELCOME-Besuchermanagementsoftware und modernen Kiosk-Systemen gestalten Sie Ihren Empfang effizient, digital und zukunftssicher.
Die Kombination aus Software und Self-Check-in-Terminals ermöglicht eine vollständig automatisierte Besucherverwaltung – von der Voranmeldung über die Registrierung bis hin zum Check-out. Besucher können sich eigenständig am intuitiven Touchscreen anmelden, erhalten automatisch Zutritt und – bei Bedarf – direkt einen Besucherausweis. Dadurch werden Wartezeiten reduziert und der gesamte Empfangsprozess deutlich beschleunigt.
Dank der cloudbasierten Lösung behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Besuchervorgänge. Termine lassen sich im Voraus planen, Daten zentral verwalten und Prozesse flexibel anpassen. Gleichzeitig sorgt die automatisierte Erfassung für mehr Sicherheit, Transparenz und eine lückenlose Dokumentation – ein wichtiger Faktor für moderne Unternehmen.
Die Kiosk-Systeme überzeugen dabei durch ihre Vielseitigkeit: Ob mehrsprachige Benutzeroberflächen, integrierter Ausweisdruck, Sicherheitsunterweisungen oder individuelle Anpassungen an Ihr Corporate Design – die Terminals lassen sich exakt auf Ihre Anforderungen zuschneiden und nahtlos in bestehende Infrastrukturen integrieren.
Die intuitive Bedienung ermöglicht es Besuchern, sich ohne Unterstützung zu registrieren, während Ihr Empfangspersonal spürbar entlastet wird und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann. Gleichzeitig entsteht ein moderner, professioneller erster Eindruck, der Ihr Unternehmen optimal repräsentiert.
Ob effizienter Check-in, automatisierte Abläufe oder maximale Flexibilität: Mit einem digitalen Besuchermanagement-System schaffen Sie die ideale Grundlage für einen strukturierten, sicheren und professionellen Empfang – so wie die HEMA Maschinen- und Apparateschutz GmbH.
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