Tarox AG – schnelle Akkreditierung bei der Hausmesse

Mitten im Ruhrgebiet, nördlich von Dortmund, liegt die Stadt Lünen und ist seit mittlerweile über 20 Jahren die Heimat der TAROX AG. “Ein Teil der Erfolgsgeschichte Ruhrgebiet”, so sieht sich das Unternehmen selbst und übertreibt dabei keineswegs. Die Unternehmensgruppe wurde im Jahr 1993 gegründet und beschäftigt mittlerweile rund 150 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

Als IT-Infrastrukturanbieter stellt die TAROX AG eigene Produkte unter der gleichnamigen Marke her und entwickelt diese stetig weiter, sie vertreibt auf der anderen Seite aber auch zum eigenen Portfolio passende Produkte und Leistungen der Lieferanten und Partner. Die TAROX AG ist mehrfach ausgezeichnet und wird als Anbieter und Hersteller deutschlandweit ernst genommen. Um von Innovationen, News und neuen Möglichkeiten zu berichten, ziehen die “TAROXianer” einmal jährlich ins benachbarte Dortmund; dort begrüßen sie Ihre Kunden und Partner auf der Hausmesse “TAROX Inside” im Signal Iduna Park, dem Wohnzimmer des BVB.

Über 1.000 Besucher informieren sich hier über Trends und neue Möglichkeiten an mehr als 50 Standstationen, die das ganzheitliche IT-Spektrum darstellen. Zu den Premium-Partnern der TAROX Inside 2016 gehören unter anderem Intel und Microsoft. Die vielen Besucher wollen natürlich ordentlich empfangen werden. Und das klappt in Zusammenarbeit mit Heyden-Securit und dem MAGICARD Rio Pro ganz hervorragend.

 

„Unsere Gäste sollen nicht lange warten – und das müssen Sie auch nicht. Gemeinsam mit Heyden-Securit haben wir ein einwandfreies System entwickelt.“ Karina Surmann, Leiterin Herstellermarketing & Events

 

Zur Erstellung der Besucherkarten werden jedes Jahr drei Empfangsschalter mit je einem Magicard Rio Pro und der Software CardExchange ausgestattet und eingerichtet. Die vorgedruckten Karten sind dabei in drei Ausführungen vorhanden; die dunkelblauen Karten dienen für die Namensschilder der Kunden, die hellblauen Karten für die der Händler und dann gibt es noch noch graue Karten für Ausstellerausweise. Auf die Eintrittskarten aufgedruckt wird der Vor- und Nachname, der Unternehmensname und ein QR-Code. Alle Gäste werden vorab für die Anmeldung registriert und erhalten geraume Zeit vor der Messe ein Einladungsanschreiben inklusive Barcode Mail.

Der aufgedruckte Code wird dann am Eingang benutzt, um den entsprechenden Datensatz aufzurufen und das passende Namensschild schnell und unkompliziert über den MAGICARD Rio Pro Kartendrucker auszudrucken. Besucher, die nicht in der Datenbank registriert wurden oder die Einladung nicht dabei haben, können unkompliziert nachgetragen werden. Dieses Vorgehen erfordert eine gewisse Vorbereitung, die sich am Tag der Veranstaltung auszahlt. Die Software CardExchange, über welche die Namensschilder erstellt und ausgedruckt werden, ist auf TAROX-Notebooks installiert und läuft ganz hervorragend in Anbindung an eine vorhandene und gut gepflegte Teilnehmerdatenbank.

Um einen schnellen und reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, werden die Empfangsschalter für die Gäste in “Anmeldung mit Vorabregistrierung” und “Anmeldung ohne Registrierung” eingeteilt. Insgesamt muss so niemand länger als maximal fünf Minuten warten, um auf das Messegelände zu gelangen. Die auf die Namensschilder aufgedruckten QR-Codes dienen einerseits der hauseigenen Auswertung: die QR-Codes der Workshop-Teilnehmer werden vor Beginn der Vorträge gescannt und helfen im Nachgang der Veranstaltung; in der Messenachbetrachtung wird analysiert, wie gut welcher Workshop angenommen wurde. Andererseits ist dieser QR-Code nicht nur für die TAROX AG von Nutzen.

Er dient des Weiteren als Gewinnspielcode für alle teilnehmenden Gäste. “Gemeinsam mit Heyden-Securit haben wir ein einwandfreies System entwickelt. Die Besucherverwaltung funktioniert problemlos und wir haben am Tag der Veranstaltung Zeit, uns um alles Weitere zu kümmern.”, so Karina Surmann, Leiterin Herstellermarketing & Events der TAROX AG.